Online Terminbuchung

Deine Kunden buchen bei Dir und Deinem Team unkompliziert einen Termin über die Webseite. Klingt gut? Dann solltest Du hier weiterlesen. Wir erläutern die Vor- aber auch Nachteile einer Online Terminbuchung. Du erhältst praktische Tipps, die wir durch unsere Erfahrung mit verschiedenen Online Kalender Systemen gesammelt haben.

Hier schreibt:

Lisa Sirch
Lisa SirchMarketingberaterin
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1. Termine online buchen lassen über die eigene Webseite

Bei einem Online Kalender handelt es sich in der Regel um eine externe Software, außerhalb der eigene Webseite. Der Kalender kann aber auch direkt in Deiner Firmenwebseite zum Beispiel in WordPress angezeigt werden. Kalenderlösungen machen Dienstleistungen sehr einfach buchbar und erleichtern die Terminplanung für beide Seiten. Daher empfehlen wir diese Funktion allen Unternehmer/innen mit dafür geeigneten Angeboten.

2. Zu welchem Zweck kann ein Online Terminkalender eingesetzt werden?

2.1 Kostenloses Erstgespräch

Bei Dienstleistern ist der einfachste Anwendungsfall ein kostenloses Erstgespräch bzw. Treffen zum unverbindlichen Kennenlernen.
Das ermöglicht den Interessenten sehr einfach, Kontakt zu Deiner Firma aufzunehmen, noch ohne, dass sie sich final für Deine Angebote entschieden haben. Die Hürde, solch einen Termin wahrzunehmen, ist also erstmal gering. Denn es braucht „nur“ eine halbe Stunde Zeit dazu, aber nicht gleich eine Anfahrt oder ein Business Lunch.

Du als Anbieter hast gleichzeitig die Möglichkeit, genau zuzuhören und digital mitzuschreiben, was die brennendsten Probleme, Kundenwünsche und Anforderungen sind. So kannst Du individuell auf die Person bzw. das Unternehmen eingehen und ein passendes Angebot vorstellen.

2.2 Termine per Videokonferenz

Wir empfehlen, diese kostenlosen Kennenlerntermine über eine Zoom oder Teams Videokonferenz zu machen. Die Mimik macht einen großen Anteil an der Kommunikation aus. Und die Person schon mal gesehen zu haben, ist ein großer Vorteil für das weitere Zusammenarbeiten.
Sich live in Person zu treffen ist für Akquise-Termine oft ein hoher Zeit- und Kostenfaktor und auch nicht immer erwünscht (Stichwort: Pandemie / Infektionskrankheiten). Da solltest Du selbst Deine Zielgruppe fragen oder einschätzen. Für manche kann ein Videotelefonat auch eine technische oder psychologische Hürde darstellen und ein klassisches Telefongespräch oder doch ein Treffen vor Ort ist die bessere Wahl.

2.3 Effizienter Arbeiten durch Zeitblöcke

Für Deine Firma ist der große Vorteil, dass Du Zeitblöcke für Gespräche planen kannst und so nicht immer wieder von spontanen Anrufern gestört wirst. Der Zeitrahmen, wann Gespräche grundsätzlich möglich sind, lässt sich bei der Konfiguration des Kalenders definieren.
Jeder Mensch hat einen individuellen Biorhythmus. Kennst Du die Zeiten, wo Du besonders produktiv bist? Nutze genau diese Zeit für Konzentrationsaufgaben. Und lege die Gespräche in eine andere Zeitspanne. Du bestimmst, ob Du nur bestimmte Wochentage und Uhrzeiten zur Terminbuchung freigibst.

Außerdem ist eine ständige Synchronisation der Buchungssoftware mit Deinem digitalen Kalender vorgesehen, in den Du bisher Deine Termine und Urlaube einträgst, z.B. Microsoft Exchange Kalender, Google Kalender oder Apple Kalender. So sind auch wirklich nur freie Termine buchbar. Keine Angst, Deine eigenen Termine sind anonymisiert und werden einfach nur als „nicht verfügbar“ im Internet dargestellt.

Je nach Zielgruppe kannst Du auch einen Wettbewerbsvorteil daraus haben, wenn Du Gesprächstermine zu eher unüblichen Zeiten anbietest, wo es Deinem Gesprächspartner richtig gut passt.

Ein weiterer Pluspunkt: Du kannst Dich auf die Gespräche vorbereiten und ungeteilte Aufmerksamkeit schenken. Unternehmer/innen sind oft genau daher gestresst, weil zu viele Menschen gleichzeitig Fragen haben. Mit einem Buchungskalender hast Du ein Steuerungswerkzeug über Deine Zeit.

Bei vielen Kalenderlösungen lassen sich auch mehrere Ansprechpartner eintragen. Gespräche an Mitarbeiter oder Fachbereiche delegieren fällt damit leichter.

2.4 Zahlungsfunktion integrieren

Die meisten Terminbuchungs-Lösungen unterstützen die Bezahlung von Terminen unterschiedlicher Art. Damit hast Du die Option, nicht nur Kennenlerngespräche, sondern auch die wirkliche Arbeit in Form von Coachings, Beratungsgesprächen, Seminaren oder Schulungen kostenpflichtig buchbar zu machen. Die zeitliche Auslastung und finanzielle Planung können damit viel besser überblickt werden. Mit Vorkasse kannst Du auch vermeiden, dass diese Termine spontan abgesagt werden.

Lisa Sirch, Marketingberaterin
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3. Was sind die Vor- und Nachteile einer Online Terminplanung?

3.1 Für die Interessenten und Kunden

3.1.1 Vorteile

  • Termine sind jederzeit buchbar, auch außerhalb von Geschäftszeiten
  • Sich willkommen fühlen, allein durch den Fakt, dass Termine extra vorgesehen sind
  • Den Dienstleister unverbindlich kennenlernen und damit eine bessere Entscheidungsgrundlage bekommen
  • Ungeteilte Aufmerksamkeit im Termin

3.1.2 Nachteile

  • Fehlender menschlicher Kontakt, der Erstkontakt erfolgt unpersönlich über eine Software
  • Frustration, wenn die Buchung nicht reibungslos funktioniert
  • Zu viel Aufwand: Für manche Fragen bedarf es eigentlich keinen Extra-Termin, sondern vielleicht nur eine kurze E-Mail

3.2 Für Dich als Unternehmer/in

3.2.1 Vorteile

  • Besseres Zeitmanagement möglich
  • Keine langwierige Abstimmung über Termine per E-Mail
  • Keine Verständnisprobleme beim Abfragen der Kontaktdaten (im Gegensatz bei Spontananrufern die z.B. mündlich ihre E-Mail-Adresse nennen)
  • Professionelles Auftreten durch Vorbereitung auf den Termin
  • Lernst Du auf anderen Wegen Interessenten kennen, so hast Du die Möglichkeit, Nachfolgetermine verbindlicher stattfinden zu lassen: Verschicke einfach den Link zum Online Kalender statt das nie stattfindende „Lass uns mal zum Kaffee treffen“ zu vereinbaren

3.2.2 Nachteile

  • Technische Abhängigkeit – bei Ausfällen der Software kann nichts gebucht werden
  • Vorgegebene Form und Zeitdauer des Gesprächs kann einschränken, weil ein Folgetermin ansteht
  • Strukturiertes Arbeiten erforderlich (Termine, Urlaube müssen zuverlässig im Kalender eingetragen werden)
  • Spontanität (für Freizeit, andere Termine) geht möglicherweise verloren
Für die Konfiguration eines professionellen, DSGVO-konformen Online Kalenders muss man viel Zeit einplanen. Je nach Anbieter ist jeder Text und jede Funktion individuell einzustellen, sodass schnell mehrere Stunden bis Tage für die Einrichtung notwendig sind. Daher empfiehlt es sich, diese Aufgabe an erfahrene Dienstleister abzugeben.

4. Online Kalender in die Webseite einbinden

Den fertig konfigurierten Online Kalender bindest Du am besten in Deine Webseite ein, damit Deine Interessenten und Kunden direkt dort ihren Termin buchen und nicht auf einen externen Link weitergeschickt werden.
Die Startseite, Landingpages mit Angeboten und die Kontaktseite sind geeignete Seiten, wo der Kalender zu finden sein sollte.

4.1 Vorteile

  • Schafft Vertrauen und sorgt für Sicherheit (keine Webseite mit komischer Internet-Adresse)
  • Branding-Effekt

4.2 Nachteile

  • Gute Darstellung und Funktion muss auf allen Geräten und Bildschirmgrößen gewährleistet sein
  • Der Kalender wird möglicherweise nicht gesehen, wenn er ganz unten auf der Seite zu finden ist

5. Online Kalender als externe Landingpage verlinken

Jede Online Terminbuchungssoftware stellt Dir eine eigene Seite zur Verfügung, in der Du Dein Logo hochladen und eigene Textbausteine für die einzelnen Buchungsschritte verwenden kannst. Meist ist in der Link-Adresse Dein Firmenname integriert, sodass Besucher eine grobe Orientierung haben, wo sie sich befinden, bei uns z.B. https://www.etermin.net/webgeist/serviceidpresel/198173

5.1 Vorteile

  • Du hast kein Menü oder weitere Ablenkungen, sodass der Buchungsprozess schnell von statten geht
  • Für bereits bestehende Kontakte ist das ein einfacher Weg, schnell Termine zu buchen

5.2 Nachteile

  • Du schickst Besucher von Deiner Firmenwebseite weg und hast damit auch mit Analysetools keine Chance mehr, mögliche Fehler oder Irritationen des Besuchers zu sehen.

6. Wird der Online Kalender von den Interessenten angenommen?

Du fragst Dich: Lohnt sich der Aufwand überhaupt?
Hierfür gibt es ein klares Ja. Allein schon vom Auftreten her wirkt eine interaktive Webseite mit Kalender professionell und strukturiert.

Ist der Kalender einmal integriert, so sind Anpassungen nur noch punktuell notwendig. Die Kosten für die Software rechnen sich bei B2B Dienstleistern auch oft schon mit dem ersten gewonnenen Kunden.

7. Qualifizierung der Interessenten automatisch durchführen lassen

Es kann frustrieren, wenn Du im Erstgespräch merkst, dass Interessenten einfach nicht zu Deinem Angebot passen oder vereinzelte Personen eigentlich nur eine kostenlose Beratung abstauben möchten. Du kannst Dir Freiraum verschaffen, in dem Du diese unpassenden Anfragen aktiv aussortieren lässt.

Wir haben gute Erfahrung mit der Qualifizierung von Interessenten gemacht, indem wir Pflicht-Fragen beantworten lassen, die nur unsere Zielgruppe mit Ja beantworten kann. Bisher hat das sehr gut funktioniert, dass nur Termine von potenziellen Kunden gebucht werden.

Fazit

Eine Online Terminbuchung auf der Webseite kann eine große Erleichterung fürs Tagesgeschäft und für effizienteres Arbeiten sein.
Gerade wenn Deine Firma digitaler werden soll, empfiehlt es sich solch eine unterstützende Software zu verwenden. Damit kannst Du schon vorzeitig Strukturen etablieren, die später das Firmenwachstum unterstützen. Erstgespräche, Aufträge und mehrere Mitarbeiter können damit koordiniert werden.

Vergesse aber nicht, mehrere Kontaktwege zur Verfügung zu stellen. Die klassische E-Mail-Adresse und Telefonnummer sollten trotzdem zu finden sein. Auch im Sinne von Barrierefreiheit ist es wichtig, keinen Besucher auszuschließen.

Weiterführende Hilfe

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